ART. 1: De wedstrijd
De Essec 12 Hours Cycling Challenge is een recreatieve aflossingsproef die verschillende teams van maximum 4 renners (6 bij de Women Only) de mogelijkheid biedt om het tegen elkaar op te nemen in een 12 uren durende wedstrijd.
ART. 2: Inschrijvingen
De inschrijving wordt definitief na ontvangst van:
– Een volledig ingevulde inschrijving via de website
EN
– De betaling van het volledige inschrijfgeld
ART. 3: Annulatie van deelname of terugtrekking
Tot 10 dagen voor de wedstrijd kan je annuleren, mits 25 EUR administratiekost te betalen. Na die periode wordt er geen terugbetaling meer gedaan.
Indien gewenst kunnen we jouw deelname wel verschuiven naar een andere wedstrijd (dit is kosteloos, het eventueel teveel betaalde inschrijvingsgeld wordt niet terugbetaald).
ART. 4: Het team
Teams worden opgedeeld in de volgende categorieën:
Solo’s, Duo’s, Quattro’s en Women Only.
In alle categorieën wordt mogelijks nog eens een opdeling gemaakt op basis van de gemiddelde leeftijd van de fietsers (enkel opsplitsing bij meer dan 5 inschrijvingen per klasse).
De verdeling van de gemiddelde leeftijd is vastgelegd -40/+ 40.
Houders van een RECREA vergunning of niet-vergunninghouders hebben startrecht. Competitievergunninghouders bij een nevenbond (WAOD, VWV, WVF, OVWF, ...) zijn toegestaan deel te nemen door het verplicht veld op het invulformulier op eer en geweten in te vullen en op vertoon van hun vergunning aan de inschrijving.
Competitievergunninghouders (UCI, Belgian Cycling, Cycling Vlaanderen, ...) of alle andere competitievergunningen afgesloten bij een andere nationale- of internationale wielerfederatie zijn niet toegestaan om deel te nemen aan de wedstrijden. De deelnemerslijst wordt steeds minimum 24 uur voor aanvang van de wedstrijd online geplaatst, indien je als deelnemer/team twijfels hebt omtrent het starten van een renner/team vragen we hier VOOR aanvang van de wedstrijd melding van te maken. Dit kan per mail via info@esseccyclingseries.be. Ook uitzonderingen omwille van publicitaire doeleinden kunnen via deze weg worden aangevraagd.
ART. 5 : Minimum leeftijd
De minimum leeftijd van de deelnemers wordt vastgelegd op 16 jaar. Wenst u hierop een uitzondering, neem contact op met de organisatie via info@esseccyclingseries.be.
ART. 6 : Eigen materiaal, rennerskwartier, tenten
Elke deelnemende renner krijgt voldoende oppervlakte ter beschikking in het rennerspark. Op deze ruimte mogen de ploegen een tent, mobilhome of dergelijke installeren om er hun materiaal in onder te brengen en te slapen. Alcohol alsook pepmiddelen en doping zijn ten strengste verboden in het rennerskwartier. Er zijn aansluitingspunten voor stroom en water. Materiaal voor aansluiting te voorzien door de teams zelf. Let wel dat er voor de elektriciteit moet gewerkt worden met de blauwe campingstekkers. Muziek is verboden aangezien onze evenementen plaatsvinden tijdens de ‘stille weekends’ op Circuit Zolder.
ART. 7: Waarborg
Een waarborg van 50 €, voor de bus met transponder, moet na de briefing worden afgegeven. Het geld moet in een afsluitbare enveloppe zitten. Graag één briefje van 50 EUR hiervoor voorzien! Na controle en na ontvangst van de transponder wordt de enveloppe gesloten.
De waarborg zal worden teruggegeven op het einde van de wedstrijd, nadat de bus met transponder terug afgegeven is.
ART. 8: Fiets en uitrusting
In principe zijn enkel koersfietsen toegestaan. Mountainbikes met slickbanden en sportfietsen met een recht stuur worden ook aanvaard. Tijdritfietsen, elektrische fietsen en ligfietsen zijn verboden. Het is eveneens verboden om met opzetstukken op het (koers)stuur te rijden. De organisatoren hebben het recht om op elk moment van de wedstrijd de fietsen te controleren. Indien een verantwoordelijke een gevaar opmerkt aan een fiets, dan zal hij dat signaleren aan de ploeg die onmiddellijk het risico moet verhelpen, op straffe van uitsluiting. Elke renner krijgt bij aanvang van het evenement een rugnummer. Dit nummer moet integraal zichtbaar blijven gedurende de proef. Het dragen van een valhelm is verplicht. Zonder valhelm mag men het circuit niet betreden. Van zodra de duisternis is gevallen is een voorste verlichting verplicht. Deze dient te worden aangestoken bij het binnenrijden van de pitstraat.
ART. 9: Een rugnummer en een armbandje.
Deze moeten altijd zichtbaar worden gedragen tijdens de wedstrijd.
Het registreren van de ronden tijdens het evenement gebeurt via een elektronisch systeem. Elke renner krijgt hiervoor een drinkbus met daarin een transponder die de renner in koers steeds bij zich moet hebben. Iedereen is verplicht een tweede drinkbushouder op de fiets te monteren waarin de drinkbus wordt geplaatst. Drinkbussen mogen niet in de trui achteraan omdat dan het signaal niet sterk genoeg is. Op de start en finish lijn van het circuit is een elektronisch oog geplaatst, zodat bij passage van de renner (met chip) de gegevens per team worden bijgehouden in een centrale computer. De resultaten zullen op verschillende schermen en via intra-en internet live te volgen zijn (http://www.raceresults.nu). Indien er geen registratie meer is moet onmiddellijk de organisatie worden verwittigd. De tijdsmeting en alle apparaten die hierbij gepaard gaan worden door de organisatie uitbesteed aan een professionele firma die zorgt voor de goede werking. De organisatie kan dus niet aansprakelijk gesteld worden voor eventuele gebreken. Livetiming en uitslagen beschikbaar via www.raceresults.nu
ART. 10: Aflossing
We gaan voor een wissel à là Formule 1 maar dan zonder bandenwissel. Hierbij gebruiken we de ganse pitlane als wisselzone.
– De PITLANE ENTRY zal heel duidelijk worden aangegeven.
– Vanaf deze lijn zal er dus niet harder mogen gereden worden dan 25km/u en dit gedurende de ganse lengte van de pitlane.
– Het staat de fietsers vrij te wisselen waar ze willen in de pitlane. De ganse pitlane = wisselzone.
– De wissel dient echter wel te gebeuren achter de rode lijn die de fastlane afbakent.
– De wissel gebeurt nog steeds door het doorgeven van de bus met daarin de transponder.– De transponder mag enkel worden door gegeven wanneer de renner die binnenkomt voet aan grond heeft = niet al rijdend.
– Vanaf de lijn PITLANE EXIT, die ook duidelijk zal worden aangegeven, mag er terug sneller gereden worden dan 25km/u.
DOWNLOAD INFO FICHE
Let op ! De snelheid wordt over de ganse lengte van de pitlane gemeten aan de hand van de transponder met een nauwkeurigheid van 0,001 sec. Iedere overtreding wordt onmiddellijk en zonder discussie bestraft met een penalty van 30 seconden. Tijdstraffen worden op de live-timing vermeld, beschikbaar via www.raceresults.nu
ART. 11: Startprocédure
We starten allemaal tegelijk achter de safety-car.
ART. 12: Pech
De renner die in moeilijkheden komt op het circuit tracht de reparatie zelf op de piste uit te voeren of begeeft zich zo snel mogelijk naar de wisselzone. Er is langs de piste geen assistentie voorzien.
ART. 13: Het circuit
De renner verbindt er zich toe het uitgestippelde traject te respecteren. Gebeurt dat niet, dan kan de renner uit de wedstrijd worden gezet zonder mogelijk verhaal. De wedstrijdcommissarissen zullen aanwezig zijn op het parcours.
ART. 14: Hinderlijk of gevaarlijk (rij)gedrag
De deelnemers engageren zich om geen alcohol of andere pep- of prestatie bevorderende middelen te gebruiken. Tijdens de duur van de proef is rust onontbeerlijk, gun het de andere ploegen dan ook. Elke buitensporigheid zal een sanctie inhouden. Indien u zich benadeeld voelt of onregelmatigheden opmerkt bij andere renners, kunt u dit melden bij de wedstrijdcommissarissen die zich op het secretariaat bevinden. Hierop zullen zij in alle discretie een onderzoek uitvoeren. Ook bellen tijdens het fietsen is verboden!
ART. 15: Diefstal en/of beschadiging
De organisatoren wijzen elke verantwoordelijkheid van de hand betreffende ongevallen, diefstallen, verliezen, schade of beschadiging van het materiaal van de deelnemers. Elk team zal de veiligheidsvoorschriften respecteren en waken over de inhoud van zijn zone.
ART. 16: Sancties
Enkel en alleen de hoofdverantwoordelijke in de hoedanigheid als voorzitter van het evenement is bevoegd om een team sancties op te leggen.
ART. 17: Drank en eetwaren
Drank en eetwaren in het rennerskwartier worden alleen door Circuit Zolder tijdens het evenement verkocht. Op andere plaatsen van het circuit worden deze verkocht door een derde partij die aangesteld is door Circuit Zolder. Andere verkopen zijn niet toegelaten.
ART. 18: Prijzen
Er zijn geen geldprijzen voorzien. We voorzien wel bekers voor de eerste drie per categorie (zie ook artikel 4).
ART. 19: Rode Kruis
Het rode kruis is beschikbaar gedurende de totale duur van het evenement. Eventuele dokterskosten en of ziekenwagenvervoer komen ten uwe laste. De hulppost zal zich bevinden in de buurt van het secretariaat.
ART. 20: Voertuigen
De deelnemers worden aangeraden tijdig aan te komen en de wagens snel uit te laden. Alle voertuigen moeten daarna op de aangeduide parking geparkeerd worden.
ART. 21: Verzekering
Er is geen persoonlijke lichamelijke ongevallenverzekering voorzien in het inschrijfgeld dus wordt een dekking door familiale verzekering alsmede een persoonlijke ongevallenverzekering sterk aanbevolen. De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor mogelijke ongelukken en /of diefstallen.
ART. 22: Procedure bij ongeval
Indien u het slachtoffer bent of getuige van een valpartij waar hulp nodig is, dan kan u het best zo snel mogelijk iemand van de organisatie waarschuwen die continu in verbinding staat met het secretariaat. Belangrijk is dan dat de juiste plaats wordt meegegeven zodat de hulpdiensten de deelnemer gemakkelijk en snel kunnen helpen.
ART. 23: Publiciteit
Publiciteit op fietsen en kledij is toegelaten. Voor alle andere vormen van reclame dient vooraf toestemming gevraagd aan de organisatoren.
ART. 24: “Ik fiets proper”
3 zaken die we als organisatie fel willen benadrukken :
1/ Hoffelijk gedrag tijdens de wedstrijd. Onze wedstrijd moet in de eerste plaats “FUN“ zijn. En dan is schelden, duwen en trekken niet aan de orde. Ook met tragere deelnemers wordt op een verantwoorde manier omgegaan.
2/ Dopingvrij de fiets op. Dopingvrij fietsen vinden wij de normaalste zaak van de wereld
3/ Alle afval terug in de achterzak. Alle papiertjes van energierepen en dergelijke worden terug in de achterzak gestoken en nadien in de vuilnisbak gedeponeerd. Tegen een beslissing van de wedstrijdcommissarissen is geen beroep mogelijk.
ART. 25: Sancties
Het niet naleven van een regel uit dit reglement wordt door de organisatoren gesanctioneerd, hetzij door diskwalificatie van de renner, hetzij door strafronden. De bedoeling daarvan is alle deelnemers op gelijke voet te behandelen en er een geslaagd evenement van te maken.
ART. 26: Kennisname van het reglement
Met zijn inschrijving verklaart elke deelnemer kennis te hebben genomen van het reglementen de artikelen nauwgezet te zullen respecteren. Het reglement kan door de organisatie in de loop van het jaar worden aangepast.
